ERROR LOGÍSTICO:
Dado que la entrega de los productos no la hace la misma empresa y terceriza esta operación por medio de empresas transportadoras, es más probable que surjan problemas. Tal como lo comentaban, la empresa ha tenido diferentes contratiempos al momento de enviar el producto a los clientes. Por mencionar uno de ellos, la transportista Envía extravío un paquete que iba rumbo a otra ciudad. En dicho caso, la empresa Cauchos KSM se vio obligada a asumir la pérdida de la mercancía para poder cumplir con las necesidades del cliente, dado que la transportadora nunca respondió.
De igual forma, con la transportadora Servientrega también surgió un problema, Cauchos KSM le envió su pedido a un cliente divido en dos cajas. El problema fue que cuando el cliente fue a reclamar la mercancía, Servientrega solo le entrego una caja, y la otra caja la devolvieron a la empresa con el argumento de que el cliente nunca había ido a reclamar. En este caso, fue el cliente quien asume los costos del error logístico, esto principalmente porque es el cliente quien decide cuál transportadora usar, y este cliente siempre escoge trabajar con la transportadora Servientrega.
De esta forma, se catalogan dos escenarios. En el primero si la mercancía se pierde, la empresa corre con la responsabilidad de enviar de nuevo el paquete y adquirir los costos de esta, pero el cliente paga otra vez el envío. El segundo, es que el paquete se devuelve a su destino de origen, y el cliente tenga que suplir otra vez los costos del envío.
Hasta el momento, la empresa Cauchos KSM no ha incurrido en pérdidas de clientes, dado que esos mismos clientes con los cuales han tenido inconvenientes siguen comprando sus productos. Sin embargo, este error logístico en la distribución de las bolas de neopreno ha persistido y con diferentes empresas transportadoras como lo son Servientrega y Envía; a pesar de que intentan no enviar mercancía por ese medio, algunos clientes insisten en usar esos medios de transporte y a veces no sale como se espera la entrega de los productos.
Este error logístico que no es propio en las actividades claves de la empresa, se ha presentado a lo largo de los años. No obstante, no es un problema muy frecuente, es decir no pasa cada mes, pero siempre ha estado presente alrededor de una vez o dos veces al año, y con lo cual la empresa debería tomar medidas un poco más radicales para que no se vean afectados los diferentes actores en la comercialización de su producto.
Los costos generados por la pérdida de la mercancía al enviarse por las empresas transportadoras, pueden anularse con una tutela, o derecho de petición en contra de Envía o Servientrega, pero para la empresa el proceso de realizar toda la queja es muy engorroso y con un alto costo comparado con no hacer nada. Por otro lado, nunca se ha reportado algún problema de los envíos a nivel internacional por medio de la transportadora DHL.
Sumado a esto, la empresa trata de seleccionar aquella transportadora con la que se sienten más cómodos para que el producto llegue hasta las manos del cliente final sin inconvenientes. No obstante, la empresa decidió dejar de utilizar los servicios de la transportadora Envía, dada la pérdida económica y de confianza que esta le generó.
COMERCIO EXTERIOR
La empresa Cauchos KSM técnicamente no realiza operaciones de comercio exterior; trae insumos desde China y envía productos a otros países, pero no entran como mercancía importada o exportada por la cantidad que se maneja. Sin embargo, para realizar estas operaciones se debe realizar un proceso que si bien no es tan complejo requiere algunos trámites para que salga con éxito.
Como se explicó anteriormente,para realizar el envío de la mercancía a otro país, el cliente efectúa debidamente el pedido por las redes sociales y comunicaciones de la empresa y se le envía la cotización concretando la compra. Seguidamente, la secretaria pasa el pedido a producción para que lo tengan listo en la fecha acordada. Después, el dueño de la empresa recoge el paquete y lo lleva hasta la empresa transportadora DHL, quienes revisan el producto y se aseguran que no tenga elementos no permitidos. Por último, se hace uso del código de seguimiento para conocer la situación del paquete hasta que llega a manos del cliente final, quién es el responsable de cubrir los costos restantes de transporte e impuestos.
Por otro lado, traer mercancía del exterior requiere un contacto previo con un intermediario quien es el encargado de enviar cotizaciones y abogar por algunos descuentos según el volumen de compra ordenado. El gerente de la empresa tiene que hacerse cargo de los costos originados en el transporte y los impuestos que requiere la compra en el extranjero y soportar con facturas ante el DIAN el origen de esas mercancías y soportar el dinero invertido en esa compra.
Por lo tanto, la empresa realiza un mayor proceso a la hora de traer mercancía del exterior en comparación con el envío. Esto se da dado que el dueño de la empresa tiene que hacerse cargo de los aranceles y el IVA cobrado en el país; estos montos se cancelan a la empresa DHL quien puede tomar una posición de “gestor aduanero” y realiza todos los trámites de documentación necesarios para trasladar la mercancía de un lugar a otro. En contraste con la del envío de su mercancía al exterior (“exportación”), la empresa cauchos KSM reduce sus operaciones al envío del paquete y la formulación de la factura, dado que todos los costos de transporte e impuestos, dependiendo el país de destino, los acarrea el cliente. Por lo tanto, no hay una operación compleja con respecto a las transacciones realizadas con el exterior.
RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES
Cauchos KSM es una empresa pequeña que ha sabido aprovechar los beneficios de realizar actividades de publicidad a través de internet como lo son las redes sociales, lo cual le ha permitido lograr una reducción de costos y, por tanto, un aumento de los beneficios. Aunque apenas se está consolidando en el mercado, ha sabido cómo desenvolverse en el mismo, logrando que, a través de un buen servicio al cliente, las personas sean las encargadas de recomendar la marca. Sin embargo, como equipo consideramos que sería importante que la empresa tuviera una relación más estrecha con los clientes con el fin de que se fidelicen con la marca.
Por otro lado, la empresa no tiene un estricto control de las bolas de neopreno, pues en el momento de la producción pudimos observar como muchas se caían al suelo y eso representa una pérdida de producto final y por tanto de ventas. Esto refleja un error es su proceso de producción debido al gran desperdicio del material requerido para la fabricación de las bolas de neopreno. Esto se debe a que la máquina que utilizan para fundir el caucho no aprovecha cada espacio del componente y, por tanto, no le permite al operador aprovechar el total de la capacidad del material. Dado esto, una recomendación que se le hace a la empresa es que se le brinde capacitación a los empleados con el fin de que se mejoren los procesos productivos, y, eventualmente, la compra de máquinas que maximicen la utilización de caucho.
En cuanto a la compra de materiales, aunque buscan proveedores que satisfagan sus necesidades y hacen buenas relaciones con estos, no son tan rigurosos pues según la administradora, las cuerdas para la producción de las pulseras se compran en donde a ella le parezca bien siendo de fácil acceso, económico y de buena calidad. Dicho de ese modo, se evidencia que no existe una exhaustiva búsqueda de proveedores de calidad que les permitan obtener buenos insumos y así producir bienes con valor agregado para el cliente final.
Es importante resaltar que la empresa se especializa en la venta de las bolas de neopreno, es decir, que su principal actividad es la venta al por mayor. No obstante, tendría la oportunidad de hacer un mayor énfasis en los productos finales como las camándulas o las pulseras y venderlos a un precio competitivo lo que podría generar un aumento de las ganancias. Lo anterior, sería factible dada la buena calidad del producto que ellos hacen y el costo por unidad que sería demasiado bajo para la fabricación de dichos bienes. Además, al tener los equipos y máquinas necesarios para ello, podrían ahorrarle el trabajo a otros pequeños productores que compran sólo las bolas para producir pulseras y camándulas, y vender los productos terminados con valor agregado ahí mismo en la tienda.
Algo a considerar de lo anteriormente mencionado es que la empresa debería aprovechar aún más la tienda ubicada en la fábrica. En este aspecto, se pueden exhibir muchos más estilos de manillas y pulseras para que el cliente tenga más claridad sobre los diferentes estilos y las combinaciones que puede encontrar con los productos de la empresa; ya que en muchas ocasiones se pueden perder clientes porque ellos ven exhibidas muchas bolas sueltas, pero no ven el producto terminado y no saben qué hacer con ellas.
En cuanto a los métodos contables, los registros de venta y la identificación de las referencias y del inventario, se observó que son llevados a cabo de manera manual, lo que aumenta la probabilidad de que la empresa incurra en errores y pueda verse afectado, ya sea, su proceso de venta o el de producción. Por esto, una recomendación es crear un registro global de las operaciones de la empresa que abarque todos los campos anteriormente mencionados. Con tal objetivo, se le creó un formato digital a la compañía para que lleve sus registros de ventas diarios acompañados de un sistema de referencias para identificar los productos vendidos.
En esta herramienta la empresa podrá tener la información inventariada de todas las bolas en sus diferentes tamaños, colores y estilos que fabrican y comercializan, ya que de esta manera pueden desarrollar mejor los pronósticos de demanda, y pueden entender aún mejor las necesidades específicas de sus clientes, para así poder ofrecerles productos que vayan en línea con sus requerimientos.
En otro orden de ideas, la relación que existe entre la empresa y el proveedor de China no es directa, sino a través de un intermediario. Es importante mencionar que este país tiene una cultura de alto contexto lo que implica que prefieren tener relaciones más cercanas con quienes realizan negociaciones. Por tal motivo, se recomienda a la empresa que busque tener relaciones más estrechas con los proveedores de dicho país, con el propósito de obtener mejores condiciones de negociación.
Algo que se debe rescatar de la empresa es que trabaja en pro de su crecimiento y desarrollo, y a largo plazo, ya están buscando internacionalizarse realizando actividades de comercio exterior en la que importe y exporte bienes sin ningún intermediario, sino ser quien busca los contactos por sí misma. Dicha visión, les ha llevado a cambiarse al régimen común lo que les obliga a llevar a cabo actividades como persona jurídica. Lo anterior, permite que la empresa se especialice y busque mejorar todos los procesos de la cadena con el fin de alcanzar una ventaja competitiva y una diferenciación del producto.
Finalmente, creemos que para ser una empresa tan pequeña va por un buen camino, a pesar de algunas correcciones que se deben de hacer, puesto que ha tenido un gran alcance a nivel nacional e internacional, lo que la motiva a seguir trabajando para crecer como compañía y lograr una diferenciación en el mercado.
HERRAMIENTAS:
-
Matriz de ventas (Para llevar registro)
-
Pronóstico de demanda
Link: https://www.dropbox.com/sh/bkquapmvllb8jsb/AADcFzt2aSeZk24O3aI8yMAWa?dl=0
Matriz de ventas (Para llevar registro)
Pronóstico de demanda
